Aunque podemos ser identificados dentro de los entornos laborales como eficientes y productivos, cualquier día puede ocurrir. Hasta los mejores pueden verse afectados por baja productividad,.
Cómo detectar las causas de la baja productividad y cómo resolverlas debe estar entre las habilidades del profesional que tiene a su cargo un equipo de trabajo, ya sea que tenga una responsabilidad media, mucho más si forma parte de la alta gerencia.
Sin duda, la productividad está casada con la motivación. Mejorar el rendimiento de los equipos de trabajo depende tanto de condiciones o habilidades personales de cada trabajador, como del clima laboral saludable y estimulante que genera la propia organización.
Por lo tanto, cuando llega el día en que la productividad baja, hay que desplegar no solo distintas estrategias para identificar las razones del problema, sino obviamente acelerar los correctivos que pueden encausar la gestión de la empresa y mejorar el desempeño de los empleados.
7 situaciones importantes para generar baja productividad
- Reuniones innecesarias y sin agenda clara. El equipo no sabe qué puede aportar ni cómo su trabajo cambia o mejora después de la reunión. Se consume el tiempo necesario para el logro de los objetivos definidos y, con ello, baja el rendimiento.
- Correos interminables. Bajo un mismo asunto se van girando distintas instrucción lo que alarga innecesariamente los correos electrónicos que van y vienen. Los colaboradores no logran precisar o pierden tiempo buscando dónde quedó la última indicación de sus superiores.
- Falta de procedimientos claros o desactualizados. Los integrantes del equipo no logran precisar qué es lo que debe hacer y cuáles son los canales que debe seguir para cumplir con su responsabilidad.
- Ausencia de recursos claves para que la operación de la empresa funcione adecuadamente. Los colaboradores no cuentan con todo lo necesario para cumplir con sus tareas o los recursos son muy limitados, por lo cual el rendimiento baja.
- Mala comunicación. El supervisor no sabe trasmitir con precisión lo que se requiere, no utiliza los canales adecuados y no tiene precisión en las instrucciones que gira.
- Hay conflictos interpersonales no resueltos. Los roces son comunes entre las personas, si no son capaces de resolverlos entre ellos, y el supervisor tampoco tiene la iniciativa de aclarar situaciones y roles, el conflicto puede desencadenar la baja productividad.
- Coordinadores o gerentes carecen de formación en las herramientas de gestión de proyectos. Por lo tengo no pueden hacer seguimiento eficiente de todas las actividades y metas que deben cumplir los equipos.
Cómo superar la caída de la productividad
Para superar la baja productividad de un equipo de trabajo, después de detectar cuál es la razón principal y atenderla, se pueden generar otras acciones como:
- Debe haber un cambio en la mentalidad de la gerencia media y alta. Más que fomentar el “presentismo”, hay que aupar el logro de metas en los plazos establecidos.
- Como dijimos la productividad está ligada a la motivación. Por lo tanto, el trabajador debe sentirse valorado, que forma parte de una organización que se interesa por su bienestar, que reconoce logros y lo impulsa a seguirse desarrollando profesionalmente.
- Conciliar vida laboral y vida personal es muy importante. Los colaboradores necesitan reconocer que forman parte de una organización que no solo respeta su vida familiar, sino que además cuenta con flexibilidad y comprensión hacia su entorno privado.
- Para impulsar la productividad nada mejor que fomentar la creatividad. Invita a los equipos de trabajo a que aporten nuevas soluciones a los cuellos de botella que se pueden dar en un proceso, experimenta con esas soluciones y si la idea funciona, pues incorpórala a los procedimientos de la empresa.
- Evita las distracciones innecesarias. Ni reuniones interminables ni cadenas de instrucciones que llegan por distintos canales de comunicación.
- Planifica los proyectos y utiliza las herramientas tecnológicas necesarias para que el cumplimiento de tareas y objetivos se vayan alcanzando en los plazos previstos.
- Fomenta el crecimiento profesional de tus trabajadores. No solo ofreciendo las capacitaciones y formaciones que sean necesarias para cumplir con sus labores, sino también dando los incentivos pertinentes como ascensos, bonificaciones y actividades que contribuyan con el llamado salario emocional.
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