El gran dilema de todo emprendedor es cómo mejorar la productividad, conseguir más ventas e impulsar el crecimiento del negocio. Esta necesidad también se siente y padece en las pequeñas y medianas empresas. Mucho más cuando hay contextos complejos como los que hemos vivido desde el año 2020.
Lo cierto es que mejorar la productividad debe ser una pregunta constante en toda la gestión operativa de cualquier negocio, en cualquier momento.
En el día a día hay todo tipo de actividades: atender las solicitudes de los clientes, gestionar a los equipos, cumplir con las tareas propias, asistir a reuniones, y un sin fin de actividades que demandan una gestión más efectiva del tiempo y mayor organización.
La productividad significa tener un desempeño más eficiente. Esto se logra cuando se es más efectivo con los recursos con los que se cuenta y se planifica. Efectividad y planificación aumentan las posibilidades de generar un mayor retorno. Y por supuesto, la productividad está ligada a la posibilidad de generar más ingresos con el mismo trabajo.
Sin embargo, la productividad no solo se mide en términos económicos. También tiene que ver con el bienestar de las personas. La productividad no significa trabajar más horas, ni sobrecargar de tareas a los empleados. Ser más productivos tiene que ser un componente fundamental de la satisfacción personal de cada colaborador, cada día.
8 factores claves para mejorar la productividad
Planifica
Sin duda, la planificación es la base de todo proceso enfocado a mejorar la productividad. Hay que establecer metas claras que se deban realizar en plazos de términos específicos. Asimismo, estas metas deben ser priorizadas entre lo urgente y lo importante,
En este punto, es importante contar con un profesional o un equipo de profesionales formados en la gestión de proyectos, para que pueda llevar un mejor control de los procesos productivos y el logro de los objetivos de la organización.
Organiza
Hay que organizar a los equipos de trabajo para el cumplimiento de las tareas según las prioridades establecidas. Esta organización no solo incluye a las personas sino también a los recursos indispensables para el cumplimiento de las tareas.
La adecuada organización de equipos y recursos es la que ejecutará con eficiencia la planificación diseñada.
Impulsa el monotasking
En esta era digital es frecuente el multitasking. Es decir, tenemos varias ventanas abiertas en el computador, más la pantalla del teléfono inteligente. Estamos haciendo el trabajo que nos corresponde para ese día, mantenemos una conversación con un grupo de amigos o con el colegio de los niños, revisamos nuestras redes sociales, y más.
Al diversificar la concentración en tantas tareas, el tiempo que se dedica a lo importante o lo urgente se diluye y toma más tiempo de lo previsto, lo que afecta con el logro de la meta a tiempo.
Esto es especialmente en las jornadas de trabajo remoto. Hay que promover entre los colaboradores la importancia de enfocarse en una sola tarea al mismo tiempo.
Automatiza y adopta tecnologías
Sí es un hecho que la tecnología nos puede distraer. Pero también nos brinda las herramientas para automatizar tareas que se pueden cumplir más rápidamente. Hay que analizar qué tareas pueden ser automatizadas con una adecuada implementación tecnológica, ya que este es un factor clave para aumentar la productividad.
En este punto son claves la adopción de sistemas de gestión de clientes, así como la implementación y el uso de plataformas para la gestión del trabajo remoto.
Promueve la capacitación
Mejorar la productividad de un negocio también depende de las capacidades de los empleados para cumplir mejor con sus responsabilidades. En este sentido, es importante evaluar si todo el personal cuenta con los conocimientos para cumplir cabalmente el rol que ocupa.
Asimismo, si se le quieren asignar nuevas responsabilidades se tiene que haber constatado que puede asumir con éxito los nuevos desafíos. En este punto, es importante plantearse la importancia de desarrollar un programa de formación in company. En ESPAE, tienes un aliado para fortalecer las competencias de tus colaboradores.
Comunica y motiva
Tan importante como la planificación es la comunicación. Motivar a los equipos al logro de los objetivos se consigue comunicación fluida y oportuna, sobre cuáles son las necesidades que tiene la empresa y las expectativas que se tienen respecto al desempeño del trabajador.
La comunicación fomenta la confianza y el compromiso. Motiva a tener una actitud positiva y entusiasta en torno al logro de un mejor desempeño. Asimismo, la capacitación de los empleados es un factor que ha demostrado su efectividad a la hora de motivar a los equipos a conseguir los mejores resultados.
Administra con inteligencia
Mejorar la productividad es evidente que tiene que apuntar hacia conseguir un mejor retorno de la inversión. Por lo tanto, es prioritario administrar adecuadamente el capital de trabajo. Tanto para cumplir con las obligaciones financieras, como para generar mejores condiciones para la rentabilidad del negocio.
Un aumento en el margen de ganancia tiene que, a su vez, impactar en una reinversión en las condiciones que hacen posible la operación del negocio. Ello incluye adquisición de nuevos equipos, adopción tecnológica y fortalecimiento de las capacidades de los empleados.
Fomenta el tiempo libre
El psicólogo social Adam Waytz precisa cómo dar suficiente tiempo libre a los colaboradores mejora su compromiso con la empresa, y por ende, también mejora la productividad. Esto es clave en la gestión de los recursos humanos, pues los empleados necesitan el tiempo que les permita separar sus identidades del trabajo.
Las vacaciones son esenciales. Waytz señala que las investigaciones demuestran que mejoran el éxito de los trabajadores y la sensación de felicidad en su lugar de trabajo. Asimismo, más allá del poder reparador de las vacaciones, una política generosa en este sentido, comunica dos mensajes a los empleados: “Nos preocupamos por tu bienestar” y “Confiamos en que harás tu trabajo”.
¿Qué otra recomendación consideras clave para mejorar la productividad?
