Cómo mejorar las reuniones de trabajo para que sean productivas y exitosas

Las reuniones de trabajo son parte del día en cualquier organización. Siempre hay importantes razones detrás de cada una. Se pueden utilizar para resolver problemas, compartir ideas y tomar decisiones. 

Pero cuando hay más reuniones de trabajo de las necesarias, cuando se alargan injustificadamente, cuando se pierde el sentido de prioridad, se pueden convertir en un elemento distractor, que afecte la productividad, y hasta que obstaculice el logro de los objetivos.

Organizar muchas reuniones no es sinónimo de buena gerencia. Por el contrario, pueden ser una demostración de desorganización e improvisación. Aunque sean necesarias, no puedes robar el tiempo a los colaboradores para cumplir con las actividades y funciones propias de su cargo. Las reuniones deben ser puntuales y prácticas, efectivas para compartir opiniones, mejorar la comunicación y favorecer la integración y el compromiso de los colaboradores.

Lo fundamental al organizar reuniones de trabajo

Una buena organización es la clave para que las reuniones de trabajo cumplan con el objetivo que se proponen. El líder o gerente debe tener claro para qué se dará el encuentro, qué directrices necesita compartir y cuáles son las instrucciones que tiene que girar.

Asimismo, quien asiste al gerente debe llevar una plantilla o agenda donde se marquen quiénes asisten a la reunión, qué se discutirá y cuánto durará; así como notas sobre lo que se discutió, un control de los acuerdos alcanzados y cuáles son los próximos pasos. Esto puede ayudar a mantener a todos encaminados durante la reunión.

Hoy en día, además, cuando parte de las plantillas de empleados trabajan de forma híbrida y remota, hay que ser todavía más organizados para que las reuniones de trabajo rindan los objetivos establecidos.

¿Qué caracteriza a las reuniones de trabajo efectivas y eficientes?

• Los participantes están informados con tiempo sobre la fecha y el objetivo de la reunión. Esto les permite prepararse adecuadamente para la misma, pues saben qué se espera de ellos en la reunión.
• La agenda de la reunión está organizada de forma lógica. Los temas a discutir están explicados con claridad. La agenda se distribuye con anterioridad a la fecha de encuentro.
• En el caso de que sea un encuentro presencial, se dispone de un lugar adecuado para la cantidad de participantes. De ambiente agradable, con asientos para todos y con los equipos técnicos necesarios.
• La reunión no se alarga más de lo necesario. Una reunión de seguimiento de un proyecto debe ser muy puntual e ir directo al grano. Una reunión informativa o de presentación de un proyecto nuevo, aunque amerite más tiempo, debe ser igualmente concreta.

¿Qué incluye la agenda de la reunión de trabajo exitosa?

• Cuándo será la reunión, dónde y cuánto tiempo dura.
• Qué temas serán tratados.
• Quiénes expondrán y qué orden.
• Cuánto tiempo tienen para exponer o por tema tratado.
• Qué tipo de reunión es: informativa o seguimiento.

¿Esto funciona para reuniones de trabajo de forma remota?

El uso de herramientas digitales es clave para que las reuniones de trabajo sean productivas y eficientes. Cuando hay fórmulas de trabajo remoto o híbrido, la organización de reuniones para informar sobre un nuevo proyecto tienen que ser sincrónicas. Es decir, pautan un encuentro en la que todos los involucrados están presentes al mismo tiempo en la plataforma de reuniones seleccionada.

Sin embargo, reuniones de seguimiento o de entrega de instrucción pueden ser asincrónicas. Es decir, tus colaboradores pueden seguir tus indicaciones a su ritmo. ¿Cómo lograrlo? Toma nota:

• Crea una tarea en una aplicación que organiza el trabajo de los equipos, como ClickUp, Slack o Trello.
• Describes lo que esperas con esa actividad, defines las entregas, agrega documentos de interés, y asignas responsables.
• Graba un video con plataformas que graban la pantalla como Loom. Trata de que no sean de más de 10 minutos. Es la forma de producir el efecto de reunirse.
• Cierras con una definición de la prioridad (Urgente, Prioritaria, Regular) y la fecha de entrega.

Luego, cada uno de los integrantes del equipo se conectará cuando estime pertinente, sin interrumpir su jornada de trabajo. Tendrán la posibilidad de verte, entender lo que quieres y cumplir con las asignaciones indicadas.

¿Eres amante de las reuniones de trabajo? No te estamos pidiendo que dejes de hacerlas, sino de que logres un sistema que te permita ser más productivo y eficiente.

¿Quieres seguir mejorando como gerente? ¿Ya viste el programa del MBA de ESPAE?