Presentar un proyecto puede estar motivado por diversas razones: el lanzamiento de un nuevo producto o servicio, la explicación de un modelo de negocio a inversionistas o la presentación de un nuevo proceso en la organización. En cualquier caso siempre se aspira a que sea aprobado y con ello alcanzar los resultados esperados.
Por ello, ante la pregunta sobre cómo presentar un proyecto y ser exitoso, la respuesta la detallamos en este artículo, donde incluimos los aspectos más relevantes para realizar una presentación satisfactoria y productiva.
Cómo presentar un proyecto
Un proyecto es un conjunto de propuestas que se aspiran ejecutar para obtener un resultado único en un tiempo determinado. Se trata fundamentalmente de fases o etapas a desarrollar que resultan del cumplimiento de los objetivos que se plantean en el proyecto. El éxito del proyecto va a depender de algunos elementos que revisaremos aquí:
El éxito del proyecto va a depender de algunos elementos que revisaremos aquí:
- Diseño: la elaboración del proyecto es su carta de presentación, su organización, diseño y estructura deben ajustarse al receptor al que va dirigido. Se deben considerar recursos audiovisuales, muestras, prototipos y otros que despierten el interés y la atención de los escuchas.
- Audiencia: conocer e investigar quienes serán los participantes o escuchas de la presentación es vital para ser asertivos en la forma de presentar la información. También es necesario saber cómo lograr una comunicación efectiva y captar su atención favorablemente.
- Estructura: los datos, estadísticas, cifras a presentar deben estar bien fundamentados. Ello requiere de investigación o estudios de mercados que avalen la información. Pero, sobre todo, hay que destacar la información innovadora o novedosa acerca del tema a presentar.
- Estrategias: las tácticas y estrategias a implementar es clave para causar el impacto esperado para la aprobación de un proyecto. El qué y cómo se llevará a cabo trazarán la ruta para el éxito del proyecto, finalmente se espera que el proyecto soluciones problemas o genere nuevas acciones.
- Viabilidad: como toda propuesta que se presentará como proyecto se requiere de su viabilidad y la posibilidad real de ejecución. Esto puede parecer tan obvio, ya que se está en búsqueda de una solución u objetivo. Sin embargo, el proceso podría requerir fases intermedias en los que sea necesario algún tipo de inversión de costos o tiempo.
- Planificación: este aspecto se refiere a cronograma de tareas, presupuesto, contrataciones, compras y asignación de responsables. Todo de manera clara y específica, esto mostrará dominio y conocimiento de lo que se está proponiendo.
- Presentación: El experto en Marketing Guy Kawasaki sugiere la regla del 10/20/30. Explica que se deben utilizar 10 diapositivas, en una presentación de 20 minutos, con textos en que el punto de la fuente es 30. Es una técnica práctica que contribuye a ser conciso, específico y con ello organizar adecuadamente la información.
Ser exitoso en tu presentación
Como se trata de un proceso temporal, es decir, con fecha de inicio y culminación todo proyecto debe reducir la incertidumbre. A través de la previsión de riesgo y considerando las posibles soluciones, si lo que se espera es que un resultado sea único y original.
Se debe estar preparado para responder las inquietudes que se presenten a razón de que todo proyecto se ejecuta con la conjunción de diversas disciplinas. Señalar las posibles amenazas, sus alcances y vías de solución es lo que se espera que muestre el presentador del proyecto.
Revisar distintos escenarios, medir sus riesgos, amenazas, oportunidades o posibilidades de realizar la acción correcta, garantizarán la aceptación del proyecto. La presentación entonces podría considerarse como exitosa.
Aunque el proyecto pueda requerir modificaciones o ajustes en alguna de sus fases, si se ha cumplido con los elementos mencionados aquí, se estará hablando de un proyecto aprobado con éxito.
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